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Las seis claves de la transición a ISO 9001:2015

Las seis claves de la transición a ISO 9001:2015
25/04/2016

La cuenta atrás comenzó el 23 de septiembre pasado. Ese día se abrió el período de transición a la nueva norma de Sistemas de Gestión de Calidad, la ISO 9001:2015. Las organizaciones que tengan sistemas de gestión deberán familiarizarse con los cambios, actualizarlos y tenerlos certificados en un plazo de tres años, porque las certificaciones basadas en los requisitos de la versión anterior tienen fecha de caducidad: el 14 de septiembre de 2018.

La recomendación generalizada a las organizaciones es que actualicen sus sistemas según la nueva norma durante la siguiente auditoría de renovación que le corresponda realizar. En este sentido la Responsable de la División de Sistemas de Gestión de TÜV SÜD Iberia ha señalado que "no hay que ponerse nervioso con los cambios, pero hay que comenzar  a actuar. El primer paso es formarse en la nueva norma y conocer de primera mano los nuevos requisitos, después  es recomendable realizar un análisis interno o externo, para detectar  los “gaps” actuales frente a los nuevos requisitos a cumplir y establecer un plan para definir e implantar los cambios necesarios. El último paso, cuando la empresa se sienta preparada es realizar el upgrade a la nueva norma".

"Desde luego, en ningún caso es recomendable esperar al último momento para realizar la adaptación pero tampoco precipitarse. Hay que considerar el cambio de la norma  como una oportunidad para repensar el sistema de gestión actual y mejorar la propia organización", ha puntualizado la experta.

La revisión de la norma ISO 9001 incluye una serie de cambios importantes tanto para las organizaciones que actualmente disponen de un certificado en vigor como para aquellas otras que quieran desarrollar e implementar un sistema de gestión de calidad. De hecho, son seis los puntos clave en la nueva norma que resumen los cambios principales, si bien la norma ISO 9001:2015 es más genérica y el sector de servicios la puede aplicar más fácilmente.

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

La estructura de alto nivel y el texto principal que establece el Anexo SL, Apéndice 2, han introducido dos cláusulas nuevas relacionadas con el contexto de la organización:

  • 4.1 Comprensión de la organización y su contexto
  • 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Estas dos cláusulas exigen que la organización determine los aspectos y requerimientos que pueden afectar a la planificación del sistema de gestión de calidad -SGC- (Quality Management System -QMS-) y que pueden usarse como input para el desarrollo del sistema.

El enfoque hacia las partes interesadas, considerado uno de los principios de gerencia corporativa más modernos, se basa en el supuesto de que el éxito a largo plazo de una organización solo puede garantizarse si consideramos los requisitos de las diferentes partes interesadas de la empresa.

ENFOQUE DE PROCESO

La norma ISO 9001:2008 apoya la aplicación del enfoque de proceso en el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia de un QMS. La nueva propuesta de la revisión de la norma lo especifica en la sección 4.4 Sistema de gestión de calidad y sus procesos.

En este subcapítulo se enumeran los requisitos esenciales del enfoque de gestión de procesos. Se deben definir las entradas y salidas de cada proceso. En el futuro la norma exigirá la medición de indicadores de desempeño y la clara asignación de responsabilidades.

ACCIONES PREVENTIVAS Y DE RIESGOS

La estructura de alto nivel y los textos principales detallados en el Anexo SL, Apéndice 2, no incluyen una cláusula específica para los requisitos de prevención. Esto se debe a que la prevención de riesgos es uno de los propósitos clave de un sistema de gestión de calidad.

En muchas partes de la norma se hace hincapié en el enfoque basado en los riesgos, desde la evaluación de riesgos en la sección 4.4 "Sistema de gestión de calidad y sus procesos“, temas de liderazgo en la sección 5.1.1 y en una subcláusula propia en la sección 6.1.2 "Acciones para abordar riesgos y oportunidades“ hasta enfoques basados en los riesgos en "Planificación y control operacional“ (capítulo 8.1) y "Revisión por la dirección“ (Capítulo 9.3).

Aunque la ISO 9001:2015 exige la identificación de riesgos y la puesta en marcha de medidas adecuadas, no existe ningún requisito para una gestión de riesgos estandarizada.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

El término "información documentada“ remplaza los términos anteriores "documentos“ y "registros“ para dar mayor flexibilidad al usuario. Esto también es aplicable a la descripción de los procesos.

La organización puede determinar el grado de detalle en que los procesos deben estar documentados por escrito, por ejemplo según la complejidad de los procesos o la competencia de los trabajadores. Los procedimientos documentados exigidos anteriormente por la norma ya no son necesarios.

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN

La ISO 9001:2015 aumenta  las "responsabilidades de la dirección“. La alta dirección asume en todos los casos las responsabilidades que anteriormente correspondían al Representante de Gestión de Calidad, pero sigue abierta la opción de delegar las funciones.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

El campo de aplicación de la revisión por la dirección se extiende al añadir aspectos como "la dirección estratégica de la organización“, la consideración de las "partes interesadas relevantes“ y "la evaluación de riesgos y oportunidades “a un nivel estratégico.



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