Opinión

La formación es la clave del éxito en la transición a ISO 9001 e ISO 14001

09/05/2016

[Entrevista a Marta Sangüesa, Responsable de la División Management Service de TÜV SÜD Iberia]

La publicación el pasado septiembre de las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001, abre un período de transición en el que las empresas deben adaptarse a los nuevos requisitos. ¿Es una adaptación sencilla o requiere un cambio importante para las empresas certificadas con las versiones anteriores?

Los cambios planteados por la norma son importantes y deberían emprenderse con la máxima seriedad e ilusión por parte de las empresas certificadas, deberían considerarse como una oportunidad única para la mejora de los sistemas.

No obstante el esfuerzo o tipo de adaptación necesaria, dependerá en gran medida, del punto de partida de cada cliente. Hay clientes que ya cumplían con todos o una parte importante de los nuevos requisitos y su esfuerzo de adaptación será menor, mientras que para una parte importante los cambios supondrán un gran esfuerzo.

¿Cuáles son los cambios más relevantes de estas nuevas versiones? ¿Son cambios drásticos?

Además del cambio de estructura  que facilita el uso e integración de las diversas normas de gestión y de la mayor flexibilidad que otorgan ahora ambas a nivel documental, destacar en ISO 14001:

  • En la gestión ambiental estratégica con un incremento de la importancia de la gestión ambiental dentro del proceso de planificación estratégica de la organización.
  • En el liderazgo: asignando responsabilidades específicas para aquellos con roles de liderazgo para promover la gestión ambiental.
  • En la protección del medio ambiente: requisitos de compromiso con iniciativas proactivas para proteger el medio ambiente de daño y degradación.
  • En el desempeño ambiental: clarificando que mejora continua significa mejora del desempeño ambiental.
  • En la comunicación: poniendo mayor énfasis en la comunicación interna y externa (a nivel estrategia).
  • En el enfoque ciclo de vida: se urge a las organizaciones a extender el control e influencia de los impactos ambientales asociados con el uso del producto y  tratamiento al finalizar la vida y disposición final.

Y en ISO 9001:

  • La identificación del "contexto de la organización“ y de "partes interesadas“.
  • Se Incrementa el detalle en la gestión por procesos.
  • Enfoque basado en el riesgo y oportunidades (ISO como herramienta preventiva en sí misma).
  • Objetivos de Calidad, incluye tener en cuenta los requisitos aplicables, no solo los "de producto“ y obliga a una planificación de estos reglada.
  • Se Incluye la "Planificación de los Cambios“.
  • Comunicación con el cliente. Se incluye la obligatoriedad de establecer procesos para la manipulación y tratamiento de la propiedad del cliente y para los requisitos de acciones de contingencia.
  • Se incluye en "Compras“ (Control de los productos y servicios suministrados externamente) la gestión de las subcontratas.
  • Se obliga a determinar las actividades posteriores a la entrega y se regulan estas.
  • Modificación de elementos a revisar en Revisión por la Dirección.

En lugar de drásticos definiría los cambios como relevantes.

Las nuevas versiones de las normas, ¿facilitan los requisitos para animar a empresas aún no certificadas a iniciar su camino en la mejora continua?

Las nuevas normas son mucho más flexibles a nivel documental, por lo que para empresas que inicien de cero la implantación suponen una gran ventaja. La mejora continua siempre ha sido punto clave en los sistema de gestión basados en las normas ISO 9001 y ISO 14001, ahora se amplían los aspectos a tener en cuenta, y de seguro las mejoras y logros obtenidos serán mayores.

Ya se han cumplido los 6 meses desde la publicación de las normas. ¿Cómo está siendo hasta el momento la reacción de las empresas?

De momento las empresas están completando los primeros pasos que implica la publicación de nuevas normas: la formación en las mismas. Poco a poco los primeros clientes ya las conocen y van estando en condiciones de analizar su situación frente a los nuevos requisitos y poder diseñar los planes concretos de implantación.

Existen tres años de transición y los clientes son muy conscientes de ello, por lo que la mayoría optan por una transición en etapas hacia las nuevas normas. Este planteamiento es acertado, ya que para poder implantar de un modo coherente aspectos como los cambios en el contexto y las partes interesadas en 9001 o el ciclo de vida en 14001, lo que prima no es la velocidad de implantación sino hacerlo de un modo adecuado.

¿Qué papel juega la formación específica en las nuevas la ISO 9001 e ISO 14001 para garantizar una transición exitosa?

Es la clave del éxito de esta transición. Sólo si entendemos qué esperan las nuevas normas de nuestros sistemas de gestión estaremos preparados para adaptarnos.

Esta transición es una gran oportunidad para la mejora de los sistemas, por ejemplo, el análisis de riesgos, la correcta definición del contexto, son las claves para que los cambios tengan efectos reales en los resultados de las empresas.

Dentro de una empresa, ¿qué perfiles deberían recibir esta formación?

Evidentemente los responsables de Calidad y medioambiente deben recibir la formación. Pero si las empresas quieren tener éxito en la adopción, los mandos directivos son las claves, y solo formándoles a ellos se garantizará el éxito.

Fuera de la empresa, ¿a qué tipo de profesional recomendaría recibir formación específica en las nuevas normas?

Evidentemente a todos los consultores y personas interesadas en el área de calidad y/o medioambiente.

Como profesional de la certificación de los sistemas de gestión, ¿qué recomendación haría a todas aquellas organizaciones que aún no se han decidido a implantar un sistema de gestión?

Les recomendaría, sin duda, implantarlo. Cualquiera que analice las normas ISO 9001 e ISO 14001 verá que los contenidos son básicos e imprescindibles para una buena gestión. No encontrará nada que no sea realmente razonable.